W skrócie
Polska i Ukraina w 1993 r. podpisały umowę o pomocy prawnej: dokumenty urzędowe wydane przez organy jednego państwa są przyjmowane w drugim bez legalizacji. W praktyce dotyczy to również apostille. Wyjątki to wymagania konkretnej instytucji i użycie dokumentu w państwach trzecich.
Co mówi umowa
Umowa między Rzecząpospolitą Polską a Ukrainą o pomocy prawnej i stosunkach prawnych w sprawach cywilnych i karnych została podpisana w Kijowie 24 maja 1993 r. (Dz.U. 1994 nr 96 poz. 465). Jej art. 15 dotyczy ważności dokumentów: dokumenty sporządzone lub uwierzytelnione przez właściwy organ, opatrzone pieczęcią i podpisem, nie wymagają legalizacji.
Gdzie apostille zwykle nie jest potrzebne
- USC — transkrypcja aktu urodzenia, zawarcie małżeństwa
- Urząd wojewódzki — karta pobytu przez MOS
- Sądy i notariusze w Polsce
- Wydział komunikacji — wymiana prawa jazdy
Gdzie apostille często jest wymagane
- Polskie uczelnie i NAWA — dyplomy i świadectwa
- Pracodawcy w zawodach regulowanych
- Banki i podmioty prywatne — według wewnętrznych zasad
- Każdy inny kraj: Hiszpania, Niemcy, Czechy — tam umowa PL–UA nie obowiązuje
Zwolnienie z apostille ≠ zwolnienie z tłumaczenia
Nawet bez apostille polska instytucja prawie zawsze wymaga tłumaczenia przysięgłego dokumentu na polski. Tłumaczy się cały dokument, w tym pieczęcie i stemple.
Co zrobić, gdy wymagają apostille
Poproś instytucję o potwierdzenie wymogu na piśmie i powołaj się na art. 15 umowy. Jeśli wymóg zostaje — apostille nadaje się na Ukrainie: akty stanu cywilnego — Ministerstwo Sprawiedliwości, dokumenty o wykształceniu — MON, pozostałe — MSZ. Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje nowy elektroniczny tryb nadawania apostille.